Wie Kranken­häuser den Zahlungs­eingang beschleunigen können

Mit schneller Leistungs­abrechnung zu mehr Liquidität

Beitrag von Christoph Lammers - 3. Mai 2024
Prozessmanagement Process Mining

Bei vielen Kliniken ist die Liquiditätslage angespannt. In dieser Situation ist eine kurze Zeitspanne zwischen Patientenentlassung und Zahlungseingang besonders wichtig (schnelle Leistungs­abrechnung). Zwar sind die Krankenkassen aktuell verpflichtet, Klinik­rechnungen binnen 5 Tagen zu bezahlen (§ 415 SGB V iVm § 4 Abs. 6 KHWiSichV). Jedoch vergehen ab Entlassung nicht selten 14 Tage, bis die Klinik ihre Rechnung überhaupt versendet hat.

Patienten­dokumentation und Arztbrief müssen abgeschlossen werden, die Entlasskodierung ist vorzunehmen und die ärztliche Freigabe der Kodierung zu erteilen. Es folgen die Erstellung der Entlassmitteilung und der Krankenhaus­rechnung sowie die elektronische Datenübermittlung an die Krankenkasse gemäß § 301 SGB V. Zumeist finden diese Tätigkeiten arbeitsteilig statt, viel zu häufig mit Wartezeiten und Rückfragen an den Schnittstellen.

Die Prozessdauer zwischen Patienten­entlassung und Rechnungsausgang liegt in der Organisationshoheit des Krankenhauses. Diese Prozessdauer bestimmt für die Mehrzahl der Krankenhausfälle darüber, wie lange eine Klinik auf die Zahlungs­eingänge für ihre erbrachten Leistung warten muss. Das wirkt unmittelbar auf die Liquiditätslage eines Krankenhauses. An den Liquiditäts­belastungen auf Grund der strukturell unzureichenden Krankenhaus­finanzierung ändert das zwar leider nichts. Durch die Optimierung der Prozessdauer zwischen Patienten­entlassung und Rechnungsausgang können Kliniken ihre Liquiditätslage jedoch immerhin in gewissem Umfang aus eigener Kraft positiv beeinflussen.

Die Optimierung von Prozessdauern ist besonders effektiv, wenn sie auf Grundlage der Echtdaten des IST-Prozesses erfolgt. Mit dem elektronischen Datenaustausch zwischen Krankenhäusern und Krankenkassen nach § 301 SGB V existiert ein verpflichtender Branchenstandard, der insbesondere für die Optimierung der Prozessdauer zwischen Patientenentlassung und Zahlungseingang eine unterschätzte Datenquelle ist. Siehe hierzu auch den Blog-Beitrag: Kurz gefasst: Elektronischer Daten­austausch § 301 SGB V

Die Nachrichtendateien nach § 301 SGB V sind in jedem Akutkrankenhaus vorhanden. Sie beschreiben den ungeschminkten Echtprozess von der Patienten­entlassung bis zum Rechnungsausgang. So werden Wartezeiten, Doppelarbeiten und andere Zeitfresser in der Prozesskette sofort ersichtlich. Das zusätzliche Liquiditäts­potential kann unmittelbar abgeschätzt werden. Arbeitsintensive Erhebungen des IST-Prozesses sind dazu nicht notwendig. Zur Nutzung ihrer vorhandenen Echtprozessdaten können Kliniken den Quick-Check von echtprozess consultants auf Grundlage der Daten des Krankenhauses nach § 301 SGB V nutzen.

Als anzustrebenden Zielzustand für die anschließende Prozessoptimierung wird oftmals der Rechnungsausgang am 1. Werktag nach Patienten­entlassung genannt. Die Prozessdauer ist dann, ggf. schrittweise, in Richtung des Zielzustandes zu verbessern.

Typische Ursachen für lange Prozessdauern sind hier: Wartezeit zwischen Prozessschritten, Doppelarbeit, Nacharbeit von Fehlern, Transportzeit, kurzzyklische Schwankung der Arbeitsmenge.

Auf Grundlage der Analyse aus dem Quick-Check lassen sich nun die im jeweiligen Krankenhaus dominierenden Ursachen mittels Prozessoptimierung bearbeiten. Nach unserer Erfahrung führt die Arbeit mit den jeweiligen Mitarbeitern in kurzen Verbesserungs­workshops von 1-2 Tagen schnell zu sehr deutlichen und alltagstauglichen Verbesserungen der Prozessdauer.

Ein weiteres wichtiges Element ist die transparente Rollendefinition für alle Beteiligten in der Prozesskette. Insbesondere mit den Führungskräften der unteren und mittleren Ebene ist abzustimmen, wie und nach welcher Messgröße sie die Prozessleistung ihres Arbeitsbereichs im Alltag steuern. Dies hat entscheidenden Einfluss auf die dauerhafte Umsetzungstreue der angestrebten Prozessleistung.

echtprozess consultants verfügt über besondere Expertise, wie Krankenhäuser eine geringe Prozessdauer zwischen Patienten­entlassung und Rechnungsstellung erreichen (schnelle Leistungsabrechnung) und dadurch ihre Liquiditätslage verbessern.

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Christoph Lammers

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